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Digitalisierung – Druckdienstleistungen – Dokumentenmanagement – Personalisierte Online-Umfragen und Mailings

Datenverarbeitungszentrum Suhl GmbH - Fröhliche-Mann-Straße 3B, 98528 Suhl - 03681 44000

Wir sind ein Inhabergeführtes mittelständisches IT-Unternehmen aus Suhl (Thüringen), dass sich unter anderem auf die Themen Digitalisierung sowie den Druck von personifizierten Dokumenten in Verbindung mit Digitaldruck und individueller Mediengestaltung spezialisiert hat. In Abstimmung mit unseren Kunden erstellen wir Konzepte für die Nutzung von digitalen oder gedruckten personalisierten Informationsmitteln. Mit dem Einsatz moderner Technologien gestalten wir auch für Sie erfolgreiche Kampagnen.

Intelligentes und erfolgreiches Marketing setzt heute auf personalisierte Kundenansprache. Mit unserer Dienstleistung wird Kundenpflege effizient und zum persönlichen Erfolgsfaktor für Ihr Unternehmen. Wir erstellen Personalisierte Unterlagen und Drucksachen nach Ihren Anforderungen und übernehmen auch den Versand.

Ob Flyer, Visitenkarten, Broschüren, Verkaufsunterlagen – Sie haben die Wahl: Wir gestalten für Sie ein erfolgreiches Konzept nach Ihren Bedürfnissen.
Dies spart für Sie Zeit und Kosten, die in Vertrieb und Kundenbetreuung investiert werden können!

Druckdienstleistungen

Druck Verbrauchsabrechnung und Gebührenbescheide: Dieser Bereich umfasst den personifizierten Laser- und Digitaldruck von  Verbrauchsabrechnung oder Gebührenbescheiden in Verbindung mit individueller Mediengestaltung. Hierzu gehört auch das Kuvertieren und Versenden der Dokumente bzw. der Mahnungen in verschiedenen Stufen. Bestandteil unserer Dienstleistung ist auch die komplette Postabwicklung, soll heißen die Postanlieferung und das Versenden durch einen entsprechenden Anbieter. Hochwertige Technische Voraussetzungen und entsprechendes Know How sichern, dass die vielseitigen Aufträge fristgemäß erledigt werden.

Druck von Wahlunterlagen: Seit vielen Jahren drucken wir regelmäßig die Wahlbenachrichtigungskarten für Gemeinde und Städte in Thüringen. Wir schließen hier natürlich die Kuvertierung und den Versand mit ein. Diese Dienstleistung erbringen wir seit vielen Jahren zusammen mit der Kommunale Informationsverarbeitung (KIV) Thüringen GmbH.

Personalisierte Online-Umfragen und Mailings an ihre Kunden

Erstellen eines personalisierten Fragebogens nach Ihren Anforderungen und Online verfügbar stellen. Ihre Kunden/Interessenten erhalten hierzu eine Mail mit einem Link zur Beantwortung. Das Ergebnis fließt sofort in eine Datenbank und wird Ihnen zur Auswertung zu Verfügung gestellt. 

Digitalisierung

Die Digitalisierung bietet im Vergleich zur analogen Verarbeitung von Informationen viele Vorteile. Liegen die Informationen in digitaler Form vor, lassen sie sich mithilfe von Datenverarbeitungssystemen verwenden, bearbeiten, wiedergeben, speichern und verteilen. Sie sind maschinell lesbar und dadurch schneller zu verarbeiten und zu durchsuchen. Zudem sind Komprimierungsalgorithmen auf die Daten anwendbar, die den Speicherbedarf erheblich reduzieren. Hier möchten wir Sie mit unseren Dienstleistungspaketen unterstützen:

Digitalisieren von Akten und Dokumenten: Umfasst das elektronische archivieren von Dokumenten oder Alt Dokumente (Verträgen, Urkunden, Rechnungen, Buchungsbelege, Schriftwechsel, Personalunterlagen, E-Mails usw.). Durch die Digitalisierung von Dokumenten beschleunigen Sie den Zugriff auf Ihre Dokumente. Außerdem werden die Arbeitsprozesse effizienter gestaltet, in dem Sie rund um die Uhr und von jedem Ort Zugriff auf Ihre Dokumente haben. Im Auftragsfall stellen Sie uns Ihre Dokumente zu Verfügung oder wir holen sie ab und bringen sie zu unserem Standort. Dort scannen wir Ihre Dokumente mit modernster Technik. Qualifizierte Mitarbeiter steuern und überwachen den Scan-Prozess. Das Ergebnis sind PDF / A-Dateien. die für eine Langzeitarchivierung geeignet sind und über eine Volltext-OCR-Erkennung für die Schlagwortsuche verfügen. Diese Daten können auch in bestehende DMS Systeme eingespielt werden. Die digitalisierten Akten können wir Ihnen über ein von Ihnen favorisiertes Medium zur Verfügung stellen, wie z. B. CD / DVD / ftp-Server usw. Die Revisionssichere Ablage können wir auch bei größeren Datenmengen, mittels eines externen Speichermedium ermöglichen

Digitale Abwicklung des Rechnungseingangs:

Die Finanzbuchhaltungen der Unternehmen, speziell die Kreditorenbuchhaltung, müssen die Effizienz der Verarbeitung der Eingangsrechnungen steigern. Für Unternehmen die eine hohe Anzahl von elektronischen Eingangsrechnungen täglich zu verarbeiten haben, ist das eine hohe Herausforderung. Die anschließend manuelle Verbuchung jeder Eingangsrechnung in der Finanzbuchhaltung, deren Bezahlung und das Reporting ist ebenfalls mit sehr großem Aufwand verbunden.

 

Mit der digitalen Abwicklung des Rechnungseingangs erhalten wir von Ihnen alle Eingangsrechnungen, ob digitalisierte Rechnungen (gescannt) oder elektronische Rechnungen (aus E-Mail). Anschließend extrahieren wir aus diesen digital vorliegenden Dokumenten die Daten und wandeln diese in ein strukturiertes Format (z.B. CSV, X-Rechnung oder Zugferd 2.0) um. Im Rahmen dieses Prozesses erfolgt gleichzeitig eine Validierung der extrahierten Felder. Dabei handelt es sich um alle relevanten Informationen wie die Anschrift, der Name des Lieferanten, Netto- und Bruttobetrag, Steuerbetrag und -satz, Zahlungsinformationen usw. Diese so erzeugten Daten können jetzt über eine Schnittstelle in vorhandene ERP- Systeme, Finanzbuchhaltungen und DMS-Systeme importiert werden. Hier laufen dann wie gewohnt Ihre nachgelagerten Geschäftsprozesse ab.  

 

In Handarbeit Eingangsrechnungen zu erfassen bedeutet nicht nur einen enormen Zeitaufwand, sondern auch hohe Kosten. Optimieren Sie Ihren Rechnungseingang und schaffen Sie verkürzte Durchlaufzeiten mit unserer Dienstleistung. Laut Marktanalyse liegen die Kosten für die Verarbeitung einer Eingangsrechnung in den Unternehmen im Durchschnitt bei ca. 10,00 € bis 12,00 €.

Dokumentenmanagement: 

Der Schutz der uns zu Verfügung gestellten Daten hat für uns einen hohen Stellenwert. Wir garantieren das Ihre Daten streng vertraulich behandelt werden und am Ende eines Auftrages je nach Vereinbarung gelöscht sind. Wir sind auch bereit eine Datenschutzvereinbarung abzuschließen. 

Weiterführende Links:

tecXL – Technik wie neu

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